Gemeente Breda heeft in samenwerking met de VNG een concrete digitale handleiding met AI-tips gemaakt. De handleiding bevat 13 verschillende reizen, variërend van publiekszaken en financiën tot data-analyse door het DIO-team en communicatie. 

 

De reisgids biedt houvast en inspiratie voor het inrichten van een pilotorganisatie, maar ook informatie over concrete toepassingen en de gerealiseerde meerwaarde en tijdwinst. Denk daarbij aan het transcriberen van fysieke interviews, het versimpelen van teksten, het doorzoeken van bestanden en het extraheren van de juiste informatie.

De inzet van AI door de gemeente Breda levert een opbrengst op van gemiddeld 14 uur per maand per medewerker. Breda heeft bewust gekozen om te experimenteren en te leren van het werken met AI, aldus Lieke Hendrix, gemeentesecretaris van Breda.

Backofficemedewerker bespaart 22 uur per maand

Een van de dertien reizen gaat over de backoffice. Daar worden taken uitgevoerd zoals BRP-registraties, onderzoek naar persoonsgegevens, het toekennen van een Nederlandse nationaliteit en andere burgerlijke aangelegenheden. Correspondentie met burgers vindt daarbij niet altijd plaats in het Nederlands, maar ook in andere talen.

AI heeft binnen deze processen veel waarde toegevoegd, zegt gemeente Breda. Vooral bij het opstellen en vertalen van formele e-mails (in dit geval naar het Engels) werd het werk aanzienlijk versneld, wat resulteerde in een besparing van gemiddeld 22 uur per maand per mede­werker. Ook het herschrijven van complexe (juridische) materie naar eenvoudige taal leverde een opbrengst van 2 uur per maand per medewerker op.

Opschaling pilots

De pilot van de gemeente Breda is onderdeel van in totaal 15 pilots Uitvoeringskracht en Arbeidsmarktkrapte die door de VNG gefinancierd worden en bijdragen aan instroom, efficiënte processen, leiderschap en behoud. De positieve inzichten en resultaten van de gemeente Breda zijn aanleiding voor opschaling van de aanpak naar andere gemeenten. De gemeenten Losser, Tilburg en Zeist zijn geselecteerd als (profijt)gemeenten en starten dit jaar met het gebruik van generatieve AI-toepassingen in hun organisatie om de efficiëntie te verhogen en de werkdruk te verlagen. (VNG)

Human Resources