Gemeenten in de knoei met opslaan e-mails

Gemeenten in de knoei met opslaan e-mails

by Ziptone
28 augustus 2018

De overheid is wettelijk verplicht de miljoenen verstuurde e-mails te bewaren. Ondanks dat worden ze nergens opgeslagen, maar massaal verwijderd. Een lege inbox oogt opgeruimd, maar daardoor raakt informatie verloren en kan een ambtenaar geen verantwoording afleggen over gevoerd beleid. Gemeente Den Haag experimenteert met de automatische verwerking en opslag van e-mailverkeer.

Goede, transparante dienstverlening kan niet zonder informatie. Maar dat blijkt nog niet zo eenvoudig te realiseren. Van de dagelijkse stroom e-mails belandt een groot deel in de mailbox van de ontvanger. Van efficiënte archivering in officiële systemen is vaak geen sprake. Om die reden zijn diverse pilots van start gegaan voor e-mailbewaring. Gemeente Den Haag is een van de deelnemers en is op weg naar een gestandaardiseerd proces van ontvangst en verwerking van e-mailverkeer. In 2020 dient het in werking te zijn.

Niet in control

Volgens projectleider Job Pantjes beschikken veel gemeenten weliswaar over een mooie website, waar inwoners en bedrijven hun informatie kunnen invoeren, maar wordt er nog volop geprint en ongestructureerd en handmatig ingevoerd. “Een organisatie die niet in control is over de informatiehuishouding is kwetsbaar. De uiterste consequentie van een slechte informatiestroom is dat er een minister wordt weggestuurd. Dat hebben we immers al eerder gezien.”

Techniek is maar een deel van de oplossing benadrukt de projectleider. “De grote vraag is: hoe komen al die data archiefwaardig in het systeem? Uiteindelijk gaat het om de kwaliteit van de informatiestroom, waar archivarissen, proceseigenaren en informatiemanagers een belangrijke rol in hebben.”

20 tot 30 procent

Door inkomende e-mails van burgers en bedrijven automatisch te verwerken hoeft een ambtenaar ze niet eerst zelf te sorteren of van een label te voorzien. Dat scheelt kosten en verbetert de service. Naar verwachting is zo de belangrijkste 20 tot 30 procent van de enorme stroom e-mails te archiveren. Een uitdaging vormen de e-mails die ambtenaren vanuit hun persoonlijke mailbox versturen. Ook de informatie uit die e-mails kan cruciaal zijn om te bewaren.

Drie pilotgemeenten

Naast gemeente Den Haag zijn in januari 2018 ook de gemeenten Oldambt en Vlaardingen begonnen met een eigen pilot voor e-mailbewaring. Deze drie gemeenten delen hun kennis. Daarnaast is een ‘expertteam’ opgericht met een actieve deelname van de gemeenten Utrecht, Amsterdam en Hellevoetsluis.

Lees ook “We zijn kennelijk met de juiste dingen bezig”

Customer Experience
Top